Help! Mijn mailing komt niet aan: E-mailproblemen oplossingen

Je hebt hard gewerkt aan weer een mooie mailing. En met trots is ie verzonden naar je mailinglijst. Wat blijkt, een deel komt helemaal niet aan. De melding is hard bounce, of soft bounce. Maar wat betekent dat en wat is het verschil? Wij leggen het je graag uit in dit blog.

Wat zijn bounces?

Bounces zijn e-mailadressen waar de mailing niet aankomt. Ze stuiten in principe tegen een muur weer terug. Bounces worden onderverdeeld in twee typen: soft en hard bounces. Hard bounces worden geweigerd voor levering door een ongeldig e-mailadres of een technische fout tijdens het verzenden. Soft bounces worden wel herkend door de e-mailserver van de ontvanger, maar worden teruggestuurd omdat de mailbox vol is of tijdelijk niet beschikbaar is.

Rapportage van de verzonden mailing

Wanneer een e-mail geweigerd wordt door een e-mailserver dan noemen we dat dus een bounce. Of deze hard of soft is kun je tegenwoordig terugvinden in Docufiller bij de bouncerapportage van je verzonden mailing. Het is een goed idee om daar regelmatig naar te kijken om ervoor te zorgen dat jouw mailing de juiste geregistreerde contacten bereikt. Misschien mist een e-mailadres een punt of heeft je contact een nieuw e-mailadres. Het correcte mailadres kun je gewoon wijzigen of opnieuw toevoegen aan je mailinglijst. Zo blijft je mailinglijst up-to-date.

Hard Bounces

Een hard bounce duidt op een permanente reden waardoor de mail niet geleverd kan worden op dat e-mailadres. In alle gevallen worden deze e-mailadressen direct opgeschoond. Deze adressen worden dan uitgesloten in volgende mailings die je gaat verzenden. Het bounce percentage zou daardoor omlaag moeten gaan. De meest voor de hand liggende redenen waardoor een e-mailadres als hard bounce aangemerkt wordt:

• Het e-mailadres van de ontvanger bestaat niet (meer).
• De domeinnaam bestaat niet.
• De ontvangende mailserver heeft de bezorging geblokkeerd.

Als een mailserver de bezorging heeft geblokkeerd dan kan dat zijn door een spam filter die jouw mailing gemarkeerd heeft als spam en dus niet doorlaat naar de betreffende inbox. Je mailing komt dan ook niet in de bekende spam/junk map terecht in de mailbox van de beoogde ontvanger.

Soft Bounces

Een soft bounce staat voor een tijdelijk aflevering probleem. Inmiddels zijn deze zo zeldzaam dat Docufiller ervoor gekozen heeft ook deze automatisch uit te sluiten bij een volgende mailing. De mailing wordt namelijk na een soft bounce nog enkele keren aangeboden aan de betreffende mailserver. Bij een (tijdelijk) technisch probleem zou de mailing daardoor uiteindelijk toch afgeleverd worden.
Enkele redenen waarom een e-mailadres gemarkeerd wordt als soft bounce:

• De mailbox is vol.
• De e-mailserver is offline, technische problemen.
• De mailing is te groot.

Hoe voorkom je dat je in de spam folder of junk map terecht komt?

Je mailing wordt niet gebounced en toch zie je in de rapportage dat ie ook niet echt geopend wordt. Dat kan komen doordat je mailing per ongeluk in de spam folder terecht komt van de ontvanger. Dit kan je voorkomen door aan een paar basisregels te voldoen:

• Maak de mailing technisch correct op. Test alle links voordat je de mailing verzendt naar je leden en gebruik geen verkorte versies (zoals via ow.ly of bit.ly).
• Zorg ervoor dat je onderwerp regel acceptabele woorden bevat.
• Maak je mailinginhoud met jouw ontvangers in gedachten.
• Houd de visuele huisstijl consistent met je website en de social mediakanalen.
• Verstuur je mailing vanuit het domein dat voor jouw bedrijf is aangemaakt (dus geen gmail of yahoo account).
• Alle abonnees moeten zich hebben aangemeld voor jouw mailing.

Het kan ook zijn dat het domein waarmee je de mailing verstuurt geblokkeerd wordt door een strenge firewall, in dat geval zal de gewenste ontvanger contact op moeten nemen met ICT om deze blokkade op te heffen.

Kom je toch nog in de spam folder terecht?

Vraag dan de ontvanger om je e-mailadres waarmee je mailings verstuurt toe te voegen aan het adressenbestand. Gaat het dan nog mis? Vraag dan hulp bij de ICT-afdeling, misschien kunnen zij helpen het probleem op te sporen. Spam filters gebruiken zeer geavanceerde algoritmen om alle e-mail te analyseren met een lange lijst aan criteria.

Controleer altijd de automatische replies

Zorg ervoor dat je ‘reply to’ adres een werkend e-mailadres is die ook echt bij iemand binnenkomt en gecontroleerd wordt (gebruik dus geen no-reply@…). Sommige ontvangers die een vraag hebben over de inhoud zullen soms de reply gebruiken om in contact te komen met de verzender.

Technisch Support

Mocht je verder nog vragen hebben over soft vs. hard bounces neem dan contact op met onze supportafdeling via het vraagteken icon in je eigen Docufiller-omgeving.

Dit blog is geschreven door: 
Karin Dirkx - Online Marketeer bij Docufiller