Docufiller uitrollen in de organisatie: Stappen en Tips

Zelf ben je al erg enthousiast, maar je collega’s lopen er nog niet zo warm voor. Verandering is soms lastig, voor veel mensen. Daarom tips om Docufiller sneller en beter uit te rollen binnen jouw organisatie.

Draagvlak creëren

Allereerst is het belangrijk om je collega’s net zo enthousiast te krijgen. Bedenk waarom je in eerste instantie gekozen hebt voor Docufiller. Verleg dan de focus van hun problemen (daarom niet) naar jouw oplossingen (waarom wel). Hoe doe je dat?

Duidelijke communicatie

Het lijkt zo voor de hand liggend maar duidelijke en doordachte communicatie over jouw redenen om te werken met Docufiller kan vele barrières wegnemen. Betrek je collega’s bij het proces, brainstorm over hoe processen vereenvoudigd en versneld kunnen worden. Bedenk samen over de verbetering van je communicatiekracht, terwijl je in tijd en geld toch kunt besparen op de realisatie van communicatiemiddelen.

Werk samen. Zo worden je collega’s net zo enthousiast als jij zelf.

Brainstorm

Je betrekt je collega’s door te kijken naar wat hun behoeften zijn. Zo kan de communicatieafdeling de gebruikers faciliteren. Ga met collega’s/vrijwilligers in gesprek en vraag wat ze nodig hebben om hun dagelijkse werk te ontlasten of te verbeteren.

Werk je samen met verschillende afdelingen en/of locaties zorg er dan voor dat van elk team een afgevaardigde wordt aangewezen die verantwoordelijk is voor bepaalde taken, zoals de huisstijlbewaking.

De templates staan klaar, hoe nu verder?

Na het inrichten van de templates komt Docufiller langs voor een instructie & training voor alle gebruikers zodat iedereen er direct mee aan de slag kan. Toch merk je wel eens na een tijdje dat niet alle collega's er (volledig) gebruik van maken. Dit kan verschillende oorzaken hebben. Inventariseer wat deze zijn. Misschien missen ze een bepaald format of hebben ze geen training gehad. Heel misschien weten ze niet eens van het bestaan af door een wisseling van de wacht. Hieronder enkele stappen die je kunt nemen om ze er (weer) bij te betrekken:

• Organiseer intern een kennissessie en laat de mogelijkheden zien.
• Laat zien welke middelen gemaakt zijn met Docufiller. Toon resultaten, zorg voor zichtbaarheid.
• Benadruk de voordelen zoals eenvoud, snel, kosten- en tijdbesparend, huisstijlbewaking.
• Maak Docufiller deelbaar in de organisatie, zoals intranet (login-link, video, ...)

Denk in mogelijkheden!

Durf te sturen

Afspraak is afspraak; spreek de mensen erop aan als ze blijven afwachten of geen interesse tonen. Veelal zijn zij bereid te veranderen als zij zelf het nut en de noodzaak ervan inzien.

Verandering is lastig

Veel mensen zijn (onbewust) bang voor veranderingen. Dagelijkse rituelen vallen weg waardoor ze onzeker worden. Luister naar die collega’s en probeer ze te overtuigen op een manier die vertrouwen en betrokkenheid oproept. Laat bijvoorbeeld succesvolle voorbeelden van collega's zien.

Laat een collega zijn/haar eigen werkwijze niet zo makkelijk los? Ga samen zitten in een 1-op-1 sessie en kijk waar ze eventueel tegenaan lopen. Verzamel de punten. Misschien zijn ze eenvoudig op te lossen met een kleine wijziging in de template of is er behoefte aan een ander middel dat ze veelvuldig nodig hebben.

Kom je er alleen niet zo goed uit ?

Wij kunnen hierbij helpen en komen graag langs om een kennissessie te organiseren. Neem contact op met een van onze professionals voor een persoonlijk advies +31 (0)40 204 42 50. Of mail rechtstreeks naar Kathleen Horsten of Olav Bouts.

Dit blog is geschreven door: 
Karin Dirkx - Online Marketeer bij Docufiller