Waarom je geen noreply-adres moet gebruiken voor je mailings

Als marketeer krijg ik vaak de vraag waarom bedrijven geen noreply-adres moeten gebruiken voor hun mailings. En eerlijk gezegd, het blijft me verbazen dat dit nog steeds een optie lijkt te zijn. Een noreply-adres is namelijk niet alleen een gemiste kans om in contact te komen met je doelgroep, maar kan zelfs schadelijk zijn voor je merk.

Waarom kiezen bedrijven toch voor een noreply-adres?

Wanneer je begint met e-mailmarketing, moet je bepalen wat je standaard reply-adres wordt als afzender. Veel bedrijven kiezen ervoor een algemeen afzenderadres te gebruiken zoals het info@ of contact@. Maar soms wordt er voor een noreply@-adres gekozen, om aan te geven dat reacties op de mail niet worden beantwoord.

De reden hiervoor is vaak dat bedrijven niet genoeg tijd of middelen hebben om de e-mailreacties te verwerken. Dit lijkt misschien begrijpelijk, vooral voor kleinere organisaties en marketingafdelingen, maar het is vaak niet nodig. Er zijn namelijk voldoende manieren om efficiënt met reacties om te gaan, zonder dat je direct je klanten het gevoel geeft dat ze niet welkom zijn. Dat is wat er namelijk gebeurd als je verzendt met een noreply-adres.

Wat gebeurt er als je de dialoog wél aangaat?

Wanneer je klanten de kans geeft om te reageren op je e-mails, ontstaat er een waardevolle interactie. Sommige klanten zullen positieve feedback geven, vragen stellen of problemen melden. Dit is gratis waardevolle informatie. Deze klanten kunnen jouw NPS (Net Promoter Score) verhogen en ze bieden je kansen om je merk te versterken.

Waarom een noreply-adres geen goed idee is

Als je als bedrijf niet de moeite doet om naar je klanten te luisteren na het versturen van een e-mail, dan mis je niet alleen zakelijke kansen, maar doe je ook aan imagoschade. 

Communicatie is altijd een uitwisseling van informatie – het is een gesprek, geen monoloog. Een noreply-adres maakt het tegenovergestelde duidelijk: het impliceert dat je geen interesse hebt in je ontvangers.

Er zijn nog meer redenen waarom je beter geen noreply-adres kunt gebruiken:

• Klantvriendelijkheid:
  Een noreply-adres komt koud en onpersoonlijk over. Ontvangers denken graag dat er een echte persoon aan de andere kant zit.
  
  
• Beter bereik:
  E-mails van noreply-adressen belanden sneller in de spambox, dit kan de leverbaarheid van je e-mails negatief beïnvloeden.
  
  
• Betere e-maillijsten:
  Als je een werkend antwoordadres gebruikt, ontvang je bounces, out-of-office-berichten en feedback die je helpen om je mailinglijst op te schonen en te optimaliseren. Dit verhoogt op de lange termijn de open-rates van je toekomstige mailings.
  
  
• Mogelijkheden voor dialoog:
  Het ontvangen van reacties geeft je waardevolle inzichten in hoe je klanten jouw product ervaren. Als je geen mogelijkheid biedt voor feedback, ontneem je jezelf de kans om dieper in contact te komen met je klanten en hun loyaliteit te vergroten.

Wat werkt dan wel?

Om vertrouwen te creëren en te laten zien dat je open staat voor feedback gebruik je in plaats van een noreply-adres beter een vriendelijker ‘please do reply’ e-mailadres, zoals klantenservice@, communicatie@, contact@ of je eigen e-mailadres.

Wil je liever dat ze op een andere manier feedback sturen? Zorg er dan voor dat je in je mail duidelijk deze andere manieren aanbiedt om contact op te nemen, zoals via je website, telefoonnummer of app.

Efficiënt omgaan met reacties

Automatiseren scheelt je doorgaans veel tijd, zo ook in dit geval. Door regels in te richten in je inbox worden inkomende mails automatisch gefilterd, zo houd je alleen de mails over waar je wél actie op wilt ondernemen. Ook kun je geautomatiseerde berichten instellen op veelvoorkomende situaties, zoals afmeldingen voor je nieuwsbrief, zonder dat je zelf elke individuele e-mail hoeft te beantwoorden. Op deze manier ga je efficiënt om met de reacties die je ontvangt en behoud je tegelijkertijd de klantvriendelijkheid van je bedrijf.

Wetgeving en noreply-adressen

Voor alle duidelijkheid: er is geen wet die het gebruik van een noreply-adres verbiedt, maar de Code Reclame via E-mail (artikel 2, lid 3) geeft duidelijk aan dat je een werkend antwoordadres moet gebruiken, waarop je reacties kunt ontvangen. In de praktijk kun je dus een werkende mailbox aanmaken voor het noreply-adres, deze moet je dan vervolgens wel beheren.

Conclusie: Blijf in dialoog

Het gebruik van een noreply-adres kan schadelijk zijn voor je klantrelaties en merkimago. Door een bereikbaar en vriendelijk reply-adres in te stellen, kun je niet alleen klantfeedback verzamelen, maar ook je merk versterken en klantloyaliteit opbouwen. Een kleine investering in klantvriendelijke communicatie kan op de lange termijn veel opleveren.

Door je ontvangers te behandelen zoals je zelf behandeld wilt worden, zorg je voor een duurzame relatie en hogere klanttevredenheid. En dat is uiteindelijk veel belangrijker dan het gemak van een noreply-adres.

Dit blog is geschreven door: 
Karin Dirkx - Online Marketeer bij Docufiller