Angelien Metselaar interview: Communicatieadviseur bij Humanitas
Humanitas DMH is een landelijk verspreide en lokaal verankerde zorgorganisatie. Ze ondersteunen mensen met een verstandelijke beperking en/of psychiatrische problemen. Sinds 2015 werken ze met Docufiller.
Erg actueel nu, Corona.
Hoe gaat het met de werkomgeving en Corona bij Humanitas DMH?
“In de basis gaat het werken heel goed. Humanitas DMH was al helemaal ingericht op het thuis kunnen werken. Maar je mist wel de binding met je collega’s en de dynamiek rondom projecten. Vanuit een andere, nieuwe werkelijkheid ontstaat in sommige delen van de organisatie zelfs meer productiviteit.”
Wat was de aanleiding om op zoek te gaan naar een online opmaakprogramma?
“Kleine, snelle, eenvoudige wijzigingen in grafische middelen bleken (via een reclamebureau) erg duur. Met Docufiller maak je binnen 10 minuten bijvoorbeeld een hele mooie folder en je krijgt gemakkelijk professionele uitingen. Je hebt natuurlijk niet het hele specifieke maatwerk net als je een folder in InDesign laat maken, maar de winst met Docufiller is enorm.”
“Docufiller draagt echt bij aan de consistentie van onze diverse communicatiemiddelen.”
Wat heeft de doorslag gegeven voor het gebruik van Docufiller?
“Tijd- en kostenbesparing, huisstijlbewaking, eenvoud en gebruikersgemak, aan de kant van Docufiller een hele goede backoffice en support. Daarnaast kan Docufiller steeds meer. Onze huisstijl, communicatiemix is dynamisch. Dat valt mooi samen. Zo gebruiken we veel iconen en illustraties, mooi dat zoiets in Docufiller kan.”
Gebruikt de organisatie Docufiller centraal of decentraal?
“Wij gebruiken Docufiller nu met 4 collega’s uit 2 teams, Communicatie en Werving & Selectie. In de toekomst zouden we graag zien dat Docufiller decentraal meer ingezet kan worden binnen Humanitas DMH. Nu zien we bijvoorbeeld nog regelmatig dat teams in het land zelf iets proberen te maken en dan is het resultaat vaak toch van mindere kwaliteit. En niet alleen grafisch, maar ook qua huisstijl zie je dan weer verschillen.”
Waarop moeten organisaties bij implementatie zich voorbereiden?
“Merkbeleid, huisstijl en Docufiller gaan in één hand. Zeker omdat je met Docufiller niet over 100% maatwerk beschikt, is de rol van een goed en creatief bureau cruciaal. Voordat je templates laat maken, moet je over goede voorbeelden beschikken. De content in templates (woord, beeld), als verlengde van de communicatiefunctie, je communicatiedoelen, moeten zowel wat huisstijl als content behoefte goed doordacht zijn.”
Hoe hebben jullie dat aangepakt?
“Door het laten samenvallen van onze inzichten, de inzichten van het creatieve bureau en die van Docufiller zijn we erin geslaagd, zeer goede templates te ontwikkelen die hele mooie en professionele middelen voortbrengen.”
“Sinds kort worden bijvoorbeeld ook onze social media beelden voor onze vacatures in Docufiller gemaakt. Door de consistentie van onze uitingen en daarnaast de goede borging van onze huisstijl in Docufiller, kunnen we snel en gemakkelijk mooie visuals maken zonder dat daar grafische kennis of speciale software voor nodig is. “
Hoe ervaar je het contact met Docufiller?
“De ervaring met zowel support als de accountmanager zijn erg positief. De vragen die je stelt, worden snel en adequaat opgepakt. Ook met projecten zoals het bouwen of aanpassen van templates ben ik erg tevreden. Zeker na enkele jaren contact, begrijpen accountmanager en de supportafdeling heel goed wat de wensen/verwachtingen aan onze kant zijn. Binnen één slag is alles meteen goed.”
“Bij Docufiller zijn de mensen klantvriendelijk, snel en prettig.”
Wat vinden je collega’s van het gebruik van Docufiller?
“Gemakkelijk in het gebruik. Het is vooral prettig dat je snel kleine aanpassingen en verbeteringen kan aanbrengen.
In het begin is het even zoeken voor gebruikers in Docufiller wat je nodig hebt bij bijvoorbeeld het aanmaken en vullen van een template. Het zoeken naar de juiste beelden in de beeldbank heeft intern nog meer aandacht nodig. “
Hoe zie je de toekomstige ontwikkelingen van Humanitas DMH m.b.t. ontwikkelingen bij Docufiller
“Mooie beelden worden steeds belangrijker. Denk bijvoorbeeld aan Instagram. Humanitas DMH gaat zelf meer tijd steken in passende beelden, met onder andere professionele fotografie. Filmpjes en vlogs worden ook steeds belangrijker. Ook onze bestuurder communiceert, naast e-mailnieuwsbrieven, tegenwoordig regelmatig via video. We zoeken naar manieren om onze teams daarin te ondersteunen.”
“Regio’s, decentraal, zijn zelf organiserend. Als communicatie-afdeling willen we daar graag adviserend en faciliterend in zijn. Docufiller kan daarbij helpen regio’s te ontlasten.”
Welke middelen worden nu gemaakt met Docufiller?
“Best uiteenlopend: factsheets, flyers, folders, HTML-nieuwsbrieven, kaarten, posters, social-media banners en uitnodigingen. “
Verwacht je in de toekomst nog meer met Docufiller te gaan doen?
“Naast marketingcommunicatie-uitingen zouden we in de toekomst ook meer interne en externe publicaties, zoals verslagen of protocollen, in Docufiller willen onderbrengen. Dat sluit heel goed aan bij de plannen van Docufiller om straks automatisch documenten te kunnen vullen!”
Dit blog is geschreven door
Olav Bouts - CEO bij Docufiller