Gemeente Stabroek: meer grip op de huisstijl dankzij sjabloonsoftware

Gemeente Stabroek: meer grip op de huisstijl dankzij sjabloonsoftware

28 februari 2022

Gemeente Stabroek (Vlaanderen) speelde met het probleem dat er geen grip was op de huisstijl. Onder de collega’s was een verschil in kwaliteit te merken, niet iedereen heeft van nature een grafisch oog en gevoel voor huisstijl, andere collega’s waren weer net iets te creatief.

Daarnaast waren ook de kosten flink door opleidingen voor creatieve programma’s om communicatiemiddelen op te kunnen maken. Na een herorganisatie was er echt behoefte aan budgetbesparing en ging Kris op zoek naar sjabloonsoftware.

 

Waarom is er gekozen voor Docufiller?

Docufiller sluit het beste aan bij wat we nodig hebben. Enkele criteria zijn eenvoudig in gebruik, lage instap voor nieuwe gebruikers, grip op de huisstijl en niet minder belangrijk kostenbesparing. In vergelijking met de concurrenten biedt Docufiller meer comfort en het is zeker eenvoudiger in gebruik. Vooraf heeft het ook niet zo veel voorbereiding nodig voordat je aan de slag kan met je sjablonen.

Hoe is jullie ervaring tot nu toe?

Erg prettig. Collega’s krijgen een korte ‘een-op-een’ introductie, waarna ze direct zelf aan de slag kunnen met het opmaken van de middelen. We hebben bijvoorbeeld een sjabloon laten ontwikkelen voor onze lichtkrant, die wordt echt door iedereen goed gebruikt om te vullen.

Stabroek-communicatie-2.jpg

 

Welke sjablonen worden nog meer veelvuldig ingezet?

Het affiche en de uitnodiging zijn naast de lichtkrant de meest gebruikte sjablonen. Brochures zijn wat lastiger op te maken door alle extra mogelijkheden binnen een sjabloon, aan de hand van een voorbeeld document, is een wijziging doorvoeren wel weer heel gemakkelijk. De geprinte versies van de folders worden wat minder gebruikt omdat we geen vrije bezoekuren meer hebben bij de gemeente. We zien daar een omschakeling naar de digitale versies die gemaild worden. Het is hierbij erg fijn dat we Docufiller hebben om aan de kwaliteit te voldoen die men van ons verwacht.

Ook de module Docupages (tool om online documenten bladerbaar aan te bieden) zetten we vaak in, ons magazine delen we zo eenvoudig op onze website. Dat komt bijna maandelijks wel weer terug.

 

Stabroek-communicatie-1.jpg

 

Hoe ging het uitrollen van de software binnen de gemeente Stabroek?

Collega’s die de grafische software goed beheersen hadden in het begin wel wat weerstand, ze misten soms de vrijheid in de opmaak. Maar nu zien ze ook dat de communicatiemiddelen veel meer eenheid hebben. Er wordt nog wel eens wat uitbesteed zoals ons magazine, dat is toch iedere keer anders en niet zo gemakkelijk in een sjabloon te vangen. We zijn inmiddels ook enthousiast gebruik gaan maken van eigen fotografie met ons nieuwe professionele fototoestel. Al met al zijn we erg tevreden, je hebt snel iets deftigs gemaakt.

 

De luisterbereidheid is zeer prettig, ze helpen snel om een probleem op te lossen en helpen goed bij het bijsturen van de templates.

Hoe vind je het contact met de mensen van Docufiller?

De luisterbereidheid is zeer prettig, ze helpen snel om een probleem op te lossen en helpen goed bij het bijsturen van de templates. Zo hebben we inmiddels bij de lichtkrant ook meerdere kleuren toegevoegd, dat geeft in het straatbeeld meer afwisseling en professionaliteit. De mensen van Docufiller geven het ook aan wanneer iets, wat ik voor ogen heb, niet goed zal werken of niet gebruiksvriendelijk is. Je krijgt dan voorstellen met hoe het wel opgelost kan worden. De ervaring van ons is top!


Verwacht je in de toekomst meer met Docufiller te gaan doen?

Ja, ik zou nog heel graag de module E-mailings gaan gebruiken om mooi opgemaakte mailings te kunnen verzenden. En de templates willen we ook nog verder upgraden zodat ze nog beter en breder inzetbaar zijn.


Zou je Docufiller aanbevelen bij kennissen/andere organisaties?

Uiteraard, het product is instap klaar. Binnenkort ga ik ook bij Kortom Docufiller als praktijkvoorbeeld laten zien aan mijn collega’s van de 52 aangesloten gemeenten.

 

Een sjabloon klinkt misschien als een beperking maar je moet het zien als een mogelijkheid.

Heb je nog een leuke aanvulling bij dit interview?

Ik werk al 35 jaar in het bestuur, dat betekent dat ik de informatisering én de automatisering vanaf het begin heb meegemaakt. Nu is de verjonging ingezet en zal de volgende generatie wel digitaal wat vaardiger zijn. Voor die generatie is het heel normaal dat er een product bestaat als Docufiller, en zonder training vinden ze vanzelf hun weg daar al in.

Graag wil ook nog even kwijt dat je met sjablonen niet beperkt wordt, je kunt bijvoorbeeld ook verschillende lettertypes en kleuren laten inrichten voor zover je huisstijl die ruimte biedt. Een sjabloon klinkt misschien als een beperking maar je moet het zien als een mogelijkheid.

Categorie: Klant interviews
Terug