Malou van Loon interview: Severinus communicatieadviseur

Severinus is sinds 2017 klant bij Docufiller. Malou was al betrokken bij de aanschaf van het programma en is nu nog steeds enthousiast betrokken als actieve gebruiker en beheerder. 

Wat was de aanleiding om op zoek te gaan naar een online opmaakprogramma?

“We zagen veel repeterende klussen voorbij komen waarvoor we steeds een vormgever moesten inschakelen. Daarnaast zagen we ook projectgroepen stoeien met de Microsoft office programma’s om hun aanbod helder weg te zetten.

We kenden Docufiller omdat zij regelmatig contact met ons opnamen. In eerste instantie vonden wij het programma veel te kostbaar. Maar na een simpele rekensom van alle opmaakkosten elders, was de keus toch snel gemaakt.” 

Wat gaf de doorslag om voor Docufiller te kiezen?

“Snelheid, opmaak in eigen beheer voor eenvoudige klussen en digitaal communiceren werd mogelijk. En uiteindelijk kostenbesparing op de langere termijn.” 

Docufiller is écht een uitkomst. Want hetgeen dat je zelf maakt kun je zowel laten drukken of als pdf online gebruiken. Het resultaat is zoveel professioneler. 

Hoe verloopt de implementatie van de software?

“Onze afdeling werkt niet alleen met het programma. Ook het Zorgbureau (zij versturen mailings naar wettelijk vertegenwoordigers en ouders) en WeSupport werken inmiddels met Docufiller. We merken dat collega’s na een korte uitleg snel zelf uit de voeten kunnen met dit softwaresysteem.” 

Voordat iemand erin gaat werken, gaat dat toch nog in overleg. Maar dat is geen overleg van een uur. Een kort één-tweetje is dan voldoende.

“Soms blijft het een uitdaging om met je tekst en beeld binnen de kaders te blijven. Maar Docufiller werkt met hele duidelijke kaders en dat dwingt je om het goed te doen. En soms past iets écht niet, dan wijkt het communicatiedoel af. We gaan dan alsnog naar een vormgever. Denk daarom vooraf écht goed na over de formats.”

Voor welke communicatiemiddelen wordt Docufiller gebruikt?

We hebben diverse templates laten ontwikkelen zoals flyers, social media banners, posters en een HTML-mailing. We gebruiken het ook vaak voor het genereren van online pdf’s.

Waarvoor zetten jullie de HTML-mailing in?

“De HTML-mailing gebruiken we, als afdeling Communicatie & PR, nu echt wekelijks om onze achterban te informeren over de actuele status rondom het Coronavirus. Maar steeds meer afdelingen binnen ons bedrijf weten deze digitale manier van communiceren te vinden voor bijvoorbeeld communicatie met de vrijwilligers, thema-avonden en activiteiten.“

Jullie maken ook veel gebruik van de template voor folders, hoe bevalt dat?

“De folders gebruiken we dankbaar als we een project of evenement willen promoten. En soms gebruiken we het format ook als uitnodiging. Je kunt er echt veel kanten mee op door de flexibele opzet van de template.” 

Docufiller is een uitkomst als je veel terugkerende opmaakklussen hebt en professioneel én in je huisstijl naar buiten wilt treden.

Docufiller stelt in alle opzichten eenvoud centraal. Ervaar je dat ook zo?

“Meestal wel. Soms zou het fijn zijn als er wat meer mogelijkheden waren in de tekstvakken. In een CMS van een website kun je zelf vaak foto’s, video’s of teksten vormgeven. Dat zou in mijn ogen nog wel een aanvulling zijn. Zeker als je de pdf online in wil zetten.”

Dit blog is geschreven door: 
Karin Dirkx - Online Marketeer bij Docufiller