Structureer je mediabank: Efficiënt beheer digitale bestanden

15 juli 2021

Begin je werkweek ontspannen na de vakantie met een opgeruimde mediabank. Beelden zijn een belangrijk onderdeel van je communicatiemix. Daarom dient een mediabank een verlengstuk van je communicatiestructuur te zijn en niet een op zichzelf staand middel. Maar hoe kun je dat het beste doen?

Creëer structuur in je mediabank

De basis in de mediabank is het vormen van je metadata. Deze structuur maakt, naast andere zaken, ook onderdeel uit van je communicatiemix. Denk bij het vormen van de metadata aan belangrijke thema’s zoals locaties, opleidingen en afdelingen binnen een organisatie. De metadata zijn van belang om de diverse communicatiebehoeften in je organisatie gemakkelijk vindbaar te maken en met beeld te ondersteunen.

Naast de indeling vanuit een communicatiestructuur is het ook van belang je mediabank in te richten op afbeeldingsgrootte (het aantal pixels) als onderdeel van metadata. Bovendien is het ook goed te herkennen of er voorkeursformaten in beeld zijn (staand, liggend of vierkant). Let er daarom goed op hoe de beelden in de mediabank, de beeldboodschap in de templates zo goed mogelijk ondersteunen.

Afbeeldingskaders staand en liggend

Je kunt staande beelden wel in een liggend vlak gebruiken en andersom, maar je verliest dan vaak een (belangrijk) deel van je beeld/ boodschap. Heb je hoofdzakelijk liggende beelden, houd daar met de inrichting van de templates dan rekening mee. Dus gebruik zoveel mogelijk liggende beelden in een liggend beeldkader en zoveel mogelijk staande beelden in een staand beeldkader. Dat voorkomt het afsnijden van belangrijke beeldinformatie.

Bepaal je communicatiebeleid

Voor een goed resultaat van je communicatie is het essentieel om beleidsmatig te communiceren in een organisatie. Gebruikers herkennen daardoor een eenvoudige mappenstructuur. Daarbij is een goede communicatie in de organisatie van belang, om zo willekeurige beelden in de mediabank te voorkomen. Op deze manier creëer je systematiek in je mediabank. Denk altijd vooraf na over elke systematiek in je mediabank. Laat dat zoveel mogelijk logisch aansluiten op het communicatiebeleid in je organisatie.

Handreikingen & tips

Indeling van de mediabank volgt de website
Indien er geen communicatiebeleid is, maar wel een website, zou je die indeling als basis voor je mediabank kunnen nemen. Die bevat naast een indeling veelal ook onderwerpen, content, waar je metadata voor je mediabank uit kunt afleiden.

Afbeeldingsformaten
In Docufiller zie je de benodigde pixels voor een beeld als je met de muis over een afbeelding gaat. Indien een beeld onvoldoende pixels bevat voor een afbeeldingskader, zorgt Docufiller ervoor dat een gebruiker die afbeelding niet kan plaatsen. In de basis zijn er drie resolutiegrenzen: Lage resolutie 72 DPI (web banners), Middel resolutie 150 DPI (print, digitaal drukken) en Hoge resolutie 300 DPI (offset – CMYK drukken). Hoe lager de basisinstelling van een template, hoe meer beelden je kunt gebruiken.
Lees hier meer over bestandsformaten

Beelden een naam geven
Probeer zo duidelijk mogelijk een beeld te benoemen. Vind je benamingen van beelden lastig? Je kunt ook met beeldcodes werken. Alfabetisch, numeriek of alfanumeriek. Aan de hand van je indelingscriteria is het handig om beelden groepsgewijs te importeren en die tijdens het importeren meteen van de juiste metadata te voorzien. Zoals tags, vermeldingsregel en auteur.

Toestemming / AVG
Zijn er toestemmingsformulieren nodig? Ook die kunnen in Docufiller. Eveneens is het daarin aanbrengen van een systematiek belangrijk.
Lees hier meer over beeldmanagement en AVG